Image by Jon Tyson

Työajanseuranta – opas pienyrityksille ja liikkuvaan työhön

Suomessa työaikalaki määrää työnantajien velvollisuudeksi pitää kirjaa työajasta. Työnantajan on kirjattava paitsi tehdyt tunnit, myös niistä suoritetut korvaukset työntekijöittäin. Helpoin tapa hoitaa työaikakirjanpito on hyödyntää sähköistä työajanseurantajärjestelmää.

Työajanseuranta on pakollista kaikille yrityksille

Työnantajan velvollisuutena on kirjata säännöllinen työaika, yli-, lisä-, hätä- ja sunnuntaityötunnit sekä työtunneista maksetut korvaukset. Suomessa lainsäädäntö on jo pitkään vaatinut työajanseurannan toteuttamista, mutta lähiaikoina myös EU on antanut ennakkopäätöksen samasta asiasta. Työajanseurannan tärkein ja konkreettisin tehtävä onkin pysyä kärryillä siitä, miten paljon työtä tehdään, jotta palkanmaksu toteutuu oikein. Tämän lisäksi työajanseuranta antaa vastauksia myös toiminnan kehittämiseen. Sen avulla voidaan esimerkiksi hallita kannattavuutta, suunnitella resursointia, tai seurata projektien ajankäyttöä.

Vaihtoehtoja työajanseurantaan

Työaikalaki ei määrittele tapaa, jolla työaikaa tulisi seurata. Tärkeintä on, että vaaditut tiedot tulevat kerätyksi. Lisäksi työaikalaki vaatii, että tuntikirjanpitoa on säilytettävä vähintään kaksi vuotta. Varsinkin työajanseurannan aineiston säilyttäminen aiheuttaa usein haasteita yrityksissä. Hyvän sähköisen työajanseurannan ehdoton etu onkin, että aineisto säilyy pilvipalvelussa helposti ja täyttää kaikki tietosuojavaatimukset, mukaan lukien EU:n tietosuoja-asetus GDPR:n.

 

Sähköisen työajanseurantajärjestelmän korvaavat usein manuaalisesti ylläpidettävät Excel-listat, kirjavat tuntilaput, sähköpostitse kerätyt tiedot työtunneista, tai vaikkapa työvuoroista keskustelua käyvät WhatsApp-viestit.

 

Tuntien kirjaaminen tuntilapuille tai Excel-taulukkoon on sinänsä helppoa ja valmiita pohjia löytyy netistä hakemalla. Haaste syntyy monesti siitä, muistavatko työntekijät kirjata tehdyt työtunnit ja palauttaa tuntikirjaukset ajoissa.

 

Manuaalinen työajanseuranta muuttuu hankalammaksi heti, jos työntekijät tekevät ylitöitä, kerryttävät saldoa, tai jos käytössä on liukumia. Laskenta täytyy tehdä itse, eikä manuaalisissa tuntilapuissa tai Excel-taulukoissa ole mahdollista hyödyntää automaattista laskentaa.

Työajaseuranta pienyrityksissä - duunissa.fi

Työajanseuranta pienyrityksissä

Pienyrityksissä ja mikroyrityksissä työajanseurantaa hoidetaan yleensä aluksi manuaalisesti. Kun työntekijämäärä kasvaa, lisääntyvät myös tarpeet systemaattiselle ja järjestelmälliselle työajanseurannalle. Viimeistään tässä vaiheessa työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto tulee yleensä ajankohtaiseksi.

 

Usein työajanseurantajärjestelmän hankintaa lykätään turhan pitkään pienemmissä, 1–5 työntekijän mikroyrityksissä. Ajatuksena on monesti, että järjestelmät ovat monimutkaisia ottaa käyttöön tai ettei pienen yrityksen kannata investoida maksullisiin palveluihin. Palvelun valinnassa kannattaakin kiinnittää huomiota helppokäyttöisyyteen ja siihen, että palvelu ja sen hinnoittelu skaalautuvat hyvin niin pienelle yritykselle kuin pienestä suuremmaksi tähtäävällekin. Kun hinta on pienellekin yritykselle sopiva, maksaa hyvä työajanseurantajärjestelmä itsensä takaisin nopeasti säästyneenä ajankäyttönä.

Liikkuvan työn työajanseuranta - duunissa.fi

Liikkuvan työn työajanseuranta

Liikkuvassa työssä työtuntien luotettavan seurannan lisäksi työnantajia kiinnostavat usein kilometri- ja päivärahakorvauksiin liittyvät tiedot. Liikkuvassa työssä on erityisen tärkeää se, että työtuntien kirjaaminen on helppoa. Työtunnit tulee pystyä kirjaamaan vaivatta esimerkiksi omalta mobiililaitteelta. Jos tunnit voidaan kirjata suoraan tiettyyn projektiin, se auttaa esimiehiä resursoinnissa.

Työajaseuranta rakennusalalla – duunissa.fi

Työajanseuranta rakennusalalla

Rakennusalalla työntekijät liikkuvat monesti useissa eri työkohteissa. Työnantajille on tärkeää pystyä seuraamaan jokaisen työmaan ja työtehtävän tilannetta tarkasti. Projektiseurannan avulla on esimerkiksi mahdollista nähdä suoraan työmaan vahvuustilanne. 

 

Rakennusalalla voidaan tehdä sekä urakka- että tuntilaskutettavaa työtä, jolloin toimivalla työajanseurantasovelluksella voidaan tietyn projektin kohdalla seurata molempien kertymää. Sen lisäksi, että tämä helpottaa projektien- ja työvaiheiden seurantaa ja laskutusta, saadaan sillä helposti raportoitua myös asiakkaalle työn etenemisestä sekä kustannuksista. Laskutusta ja katelaskentaa auttaa lisäksi se, että työvuoroihin ja projekteihin voidaan suoraan merkitä tuotteiden ja tarvikkeiden käyttö.

Muista tämä, jos haluat hyödyntää sijaintitietoa työajanseurantajärjestelmässä

Monet työajanseurantasovellukset tarjoavat mahdollisuuden työntekijän tekniseen paikantamiseen, niin myös Duunissa.fi-palvelu. Sijaintitiedon keräämisessä on tärkeää muistaa, että työntekijän sijaintitiedon tallennuksessa on aina kysymys henkilötietojen käsittelystä. Siksi siinä tulee huomioida sekä laki yksityisyydensuojasta työelämässä että EU:n yleinen tietosuoja-asetus.

 

Työajan seurannassa ja muissa työoikeudellisten velvoitteiden valvonnassa sijaintitiedon käsittely on mahdollista, jos työntekijä tekee työtä kokonaan tai enimmäkseen muualla kuin työnantajan tiloissa, eikä työajan valvontaan ole käytettävissä muita, yksityisyyden suojaan vähemmän puuttuvia keinoja. 

 

Jos työajanseurantapalveluun liittyvää paikannusta on tarkoitus käyttää työajan valvontaan ja seurantaan, tulee se määritellä etukäteen paikantamisen käyttötarkoitukseksi.

Lue kattava tietopaketti sijaintitiedon hyödyntämisestä.

Duunissa.fi-työajanseurantajärjestelmä
– helppoa työajanseurantaa

 

Työajanseuranta toimii, kun se on helppoa

Toimiva työajanseuranta on helppoa, niin työntekijälle kuin työnantajallekin. Se, millainen ratkaisu on paras kullekin yritykselle, riippuu täysin yrityksen tilanteesta ja tavoitteista. Joillekin tuntilappujen manuaalinen kerääminen on riittävä taso, kenties niin on toimittu aina. Kun yritys kasvaa ja työntekijämäärä lisääntyy, voi olla aika siirtyä automatisoituihin, sähköisiin järjestelmiin. Tärkeintä kuitenkin on, että sekä käyttöönotto että järjestelmän käyttäminen ovat intuitiivista ja helppoa.

 

Monet markkinoilla tarjolla olevat työajanseurantapalvelut on rakennettu suurten yritysten tarpeisiin ja voivat sisältää paljon myös sellaisia toiminnallisuuksia, joita kaikki yritykset eivät tarvitse ja maksavat siksi turhasta. Niiden käyttöönotto voi lisäksi olla raskasta erilaisten järjestelmien yhtenäistämisprosessien sekä johodon ja työntekijöiden tarvitsemien pitkien koulutusten takia.

 

Pienyrityksille järeät systeemit voivat olla liian työläitä hallita ja hankalia käyttää. Voidaankin ajatella, että pienyritykset ovat kenties etulyöntiasemassa järjestelmän hankinnassa, sillä ne voivat kokeilla ketterämmin erilaisia ratkaisuvaihtoehtoja. Mitä nopeammin uuden järjestelmän saa käyttöön, sitä pikemmin hyödyt kotiutetaan.

Tärkein syy työajanseurantajärjestelmän hankintaan:
ajan ja resurssien säästö 

Yksi keskeisimmistä syistä vaihtaa manuaalinen työajanseurantatapa sähköiseen järjestelmään on ajan säästö. Ajansäästöä voidaan tarkastella sekä työnantajan että työntekijän näkökulmasta. 

 

Jos työntekijä käyttää keskimäärin 10 minuuttia työpäivää kohti paperisen tuntilapun kirjaamiseen, vie se työaikaa kuukausitasolla 3,5 tuntia. Sähköinen työajanseurantajärjestelmä voi parhaimmillaan vähentää tuntilapun kirjaamiseen kuluvaa aikaa 90 %. 10 henkilön työpaikalla ja 20 €/h esimerkillä tämä tarkoittaa jo 7560 € säästöä vuositasolla. 

 

Manuaalisten tuntilappujen kerääminen ja kirjaaminen vie paljon resursseja yrityksen palkka- ja taloushallinnolta. Sähköisessä työajanseurannassa työvuorojen tiedot ovat heti käytettävissä, ja järjestelmä hoitaa tuntien laskemisen yhteen. Raportit voidaan lähettää palkanlaskentaan välittömästi tai palkanlaskijalle voidaan luoda omat tunnukset palveluun, jolloin hän voi hakea palkkaraportit itse. Sähköinen tuntikirjanpitojärjestelmä voi siis tuoda aivan merkittäviä säästöjä palkanlaskennan ja kirjanpidon näkökulmasta. 

Yrityksen ensimmäinen työajanseurantajärjestelmä

Mitä kannattaa huomioida, kun yritys on valitsemassa ensimmäistä työajanseurantajärjestelmäänsä? Muista ainakin

  • Käyttöönoton helppous: järjestelmän käyttöönotto kesto viivästyttää sekä hyötyjen saamista että maksaa ylimääräisenä työnä yrityksessä. Käyttöönoton soisi tapahtuvan mieluummin päivissä kuin kuukausissa.

  • Järjestelmän käyttämisen helppous sekä työntekijän että työnantajan näkökulmasta. Järjestelmän vaikeaselkoisuus on yksi suurimmista syistä, että käyttöönotto epäonnistuu.

  • Projektit ja laskutus: halutaanko tietoja kerätä myös projekti- ja/tai asiakaskohtaisesti esimerkiksi laskutusta varten ja millaiset valmiudet järjestelmässä on tähän?

  • Millaisia raportteja järjestelmästä on mahdollista saada ja miten ne soveltuvat yrityksen käyttöön.

  • Miten erilaiset leimaustavat on huomioitu ja mitä yritys tarvitsee. Onko leimaaminen mahdollista kiinteällä leimauslaitteella, mobiilisovelluksella ja web-selaimen kautta?

  • Järkevä hinnoittelumalli, myös henkilöstön määrän kasvaessa

  • Tietoturva: yritys on vastuussa itse kaikesta työntekijöistään tallentamastaan tiedosta. Onko järjestelmän toimittaja ottanut huomioon riittävällä tavalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvän tietoturvan.

 

Ketterää ja joustavaa työajanseurantajärjestelmää voi ajatella myös yrityksen oman osaamispääoman kasvattamisena: kun yrityksen tarpeet kasvavat ja järjestelmävaihdos tai työajanseurantajärjestelmän integrointi yrityksen muihin järjestelmiin  houkuttelisi, tiedetään jo täsmälleen mitä uudelta järjestelmältä halutaan

Yrityksen ensimmäinen työajanseurantajärjestelmä - duunissa.fi

Mitä työajanseuranta maksaa?

Erilaiset työajanseurantajärjestelmät noudattavat hieman toisistaan poikkeavia hinnoittelumalleja. Hinnoittelumallit voidaan jakaa karkeasti kolmeen:

  • Käyttöönottomaksu sekä työntekijäkohtainen hinnoittelu

  • Työntekijäkohtainen hinnoittelu

  • Pakettihinta

 

Duunissa.fi-palvelu käyttää näistä viimeistä. Erillisiä käyttöönottokustannuksia ei siis ole ja hinnoittelu perustuu portaittain nousevaan työntekijämäärään. Käyttöönottomaksujen kanssa kannattaa olla tarkkana, sillä joskus nämä vastaavat kokonaisen vuodenkin käyttömaksujen määrää.

Tutustu Duunissa.fi- palvelun hinnoitteluun.

Työajanseuranta mobiililaitteella

Työtä tehdään yhä enemmän jossakin muualla, kuin omalla työpaikalla. Etätyö, liikkuva työ, tai eri toimipisteissä tapahtuva työ vaativat kaikki työajanseurannan toteuttamista jollakin muulla kuin perinteisellä leimauslaitteella. 

 

Modernin työajanseurantajärjestelmän on mahdollistettava työntekijöille tuntien kirjaamisen helppokäyttöisen käyttöliittymän välityksellä mobiililaitteella. Tuntien kirjaamisen tulee onnistua älypuhelimella, tabletilla, tietokoneella tai millä tahansa verkkoyhteydellä varustetulla mobiililaitteella. 

 

Kun tuntien kirjaaminen onnistuu paikasta riippumatta, työtunnit tulevat merkittyä ajallaan ja ovat myös yrityksen hallinnon käytettävissä reaaliaikaisesti.

Duunissa.fi – työajanseurantajärjestelmä pienyrityksille ja liikkuvaan työhön

Duunissa.fi -työajanseurantajärjestelmä on kehitetty erityisesti pienyritysten ja liikkuvan työn tarpeisiin. Palveluun on haluttu sisältää kaikki se, mitä pienet ja keskisuuret yritykset työajanseurantajärjestelmältään tarvitsevat, mutta samalla pitää kokonaisuus myös hallittavana, jotta käyttöönotto ja käyttäminen olisivat mahdollisimman helppoa. 

 

Duunissa.fi -työajanseuranta mahdollistaa työntekijöiden työajanseurannan, projektikohtaisen työajanseurannan, lomien ja poissaolojen hallinnan, sekä työvuoroihin liittyvät korvaukset. Olemme halunneet tehdä mobiilin työajanseurannan mahdollisimman helpoksi työntekijöille, ja järjestelmän käytön mahdollisimman vaivattomaksi pääkäyttäjälle. Lisäksi järjestelmämme automatisoi työajanseurantaan ja tuntikirjauksiin liittyviä työvaiheita. 

 

Yrityksen on mahdollista antaa käyttöoikeus myös palkanlaskennalle. Näin palkka-aineiston lataaminen onnistuu suoraan yrityksen duunissa.fi -tililtä.

 

Duunissa.fi -työajanseurantajärjestelmän tärkeimmät ominaisuudet

 

  • Helpot sisään- ja uloskirjaukset omalla älypuhelimella, tabletilla tai tietokoneella. 

  • Mahdollisuus ottaa käyttöön myös kiinteä leimauslaite

  • Sijaintitiedot työaikaleimauksista ja kätevä karttanäkymä

  • Projekti- ja projektiryhmäkohtainen tuntikirjaus ja tuntikertymän seuranta

  • Tuotteiden seuranta: lisää käytetyt tuotteet ja tarvikkeet työvuorokirjauksen yhteydessä

  • Kattavat raporttivaihtoehdot reaaliaikaiseen tunti – ja projektiseurantaan palkanlaskennan ja laskutuksen tueksi

Tutustu kaikkiin Duunissa.fi-palvelun ominaisuuksiin.

 

Mitä Duunissa.fi -työajanseuranta maksaa?

Haluamme pitää hinnoittelumme mahdollisimman yksinkertaisena ja läpinäkyvänä asiakkaillemme. Hinnoittelumallimme pohjaa yrityksen työntekijämäärään. 

 

Paketteja on 6: XS, S, M, L, XL ja XXL. Pienin XS paketti maksaa 55 €/kk, ja siihen sisältyy 1-4 työntekijää. Pakettivaihtoehdot skaalautuvat aina 100 työntekijään asti. Tätä suuremmat paketit neuvottelemme erikseen.

 

Kaikki paketit sisältävät 30 päivän ilmaisen kokeilujakson. Duunissa.fi-kokeilujakso ei sido mihinkään, eikä rekisteröitymiseen vaadita maksukorttia.

Rekisteröidy nyt, ja tutustu Duunissa.fi -työajanseurantajärjestelmään 

Miten Duunissa.fi -työajanseurantajärjestelmän käyttöönotto tapahtuu

Duunissa.fi-palvelun käyttöönotto on haluttu tehdä niin helpoksi ja nopeaksi kuin mahdollista. Yrityksen tulee aluksi rekisteröityä Duunissa.fi-verkkosivuilla. Rekisteröinti luo automaattisesti yritystilin sekä rekisteröityneelle pääkäyttäjälle oman työntekijätilin, joiden tunnukset toimitetaan sähköpostitse. Yritystilille pääsee kirjautumaan toimitetuilla tunnuksilla Duunissa.fi-sivustolta löytyvän kirjautumisikkunan kautta.

 

Katso ohjeet ensimmäisestä kirjautumisesta ja työntekijän luonnista

 

Kirjautuessasi ensimmäistä kertaa palveluun kannattaa ensimmäiseksi tarkastaa, että kaikki yrityksen asetukset ovat oman yrityksen toimintatapojen kannalta oikein asetettu. Esimerkiksi oletustyöajan määrittäminen on tärkeää, sillä se vaikuttaa suoraan työaikapankin saldoihin. Asiakaspalveluumme ja myyntiimme voi aina ottaa yhteyttä, jos näitä asetusten määrityksiä varten tarvitsee apua.

 

Kun yrityksen asetukset ovat kunnossa, voit luoda yrityksen tilin alle työntekijätilejä ja jakaa niiden käyttäjätunnukset automaattisesti työntekijöille sähköpostitse. Lataamalla omasta sovelluskaupasta Duunissa.fi-sovelluksen tai kirjautumalla verkkosivujemme kirjatumisikkunasta, pääsevät työntekijät välittömästi aloittamaan ja lisäämään omia työvuorojaan.

 

Yrityksen tarpeista riippuen kannattaa tutustua heti alussa myös muihin Duunissa.fi-palvelun ominaisuuksiin, kuten projektiseurantaan, tuotteisiin ja sijaintipalveluun. Suosittelemmekin aina lyhyttä esittelypalaveria, jossa voimme käydä jokaisen yrityksen omista lähtökohdista tärkeimmät asiat lävitse.