USEIN KYSYTYT KYSYMYKSET

Q: Mikä on Duunissa.fi?
 

Duunissa.fi on mobiililaitteissa ja internetselaimessa toimiva helppokäyttöinen työajanseurantapalvelu. Duunissa.fi-mobiilisovellus on ladattavissa sekä iOS- että Android-käyttöjärjestelmiä käyttäville laitteille. Pääkäyttäjäpuolta käytetään internetselaimen kautta. Pääkäyttäjänä seuraat reaaliaikaisesti kaikkea kertynyttä työvuorodataa tehostaen työajanseurantaan, palkanmaksuun ja laskutukseen liittyviä töitä. Lisäpalveluna on mahdollista vuokrata myös kiinteä leimauslaite, joka voidaan asentaa yrityksen toimitiloihin tai työkohteeseen. Sovelluksesta poiketen leimaukset tapahtuvat RFID-tunnisteella, jonka työntekijä lukee leimauslaitteella.
 

Duunissa.fi-palvelun avulla yrityksen työntekijät aloittavat ja lopettavat työvuoronsa sekä syöttävät muut työvuoroon liittyvät tiedot, kuten kulukorvaukset, käytetyt tuotteet tai työvuorokommentit reaaliajassa yrityksen tilille. Yrityksen pääkäyttäjät voivat seurata tapahtumia pääkäyttäjäpuolelta.
 

Yrityksen tilille voidaan luoda myös erilaisia työkohteita kahteen eri tasoon: projekteihin ja projektiryhmiin. Näin työtunnit voidaan suoraan kohdistaa suoraan esimerkiksi eri asiakkaille tai työtehtäville.
 

Q: Miksi Duunissa.fi?
 

Duunissa.fi on saanut asiakkailtaan erinomaista palautetta sen helppokäyttöisyydestä. Erityisesti olemme halunneet kiinnittää huomiota siihen, että palvelun käyttöönotto olisi mahdollisimman vaivatonta ja nopeaa. Kun palvelun yhtenä päätarkoituksena on säästää asiakkaidensa aikaa, ei palvelun käyttöönotto voi olla tästä poikkeus. Kyselyssämme peräti 95 % asiakkaista suosittelisi palveluamme myös muille.
 

Neljän vuoden aikana palveluamme on käyttänyt yli 700 asiakasyritystä, 14 000 käyttäjää ja sen avulla on tehty yli 2 miljoonaa työvuoromerkintää. Uskomme, ettei tähän olisi päästy ilman asiakkaiden tarpeisiin vastaavaa palvelua. Toisaalta nopean kasvun ja korkean asiakastyytyväisyyden taustalla on varmasti myös aktiivinen asiakaskunnan kuunteleminen, korkeatasoinen asiakaspalvelu sekä jatkuva halu kehittää palvelua paremmaksi.
 

Duunissa.fi-palvelun käytön saa aina aloittaa ilmaisella 30 päivän kokeilujaksolle, joka ei sido asiakasyritystä mihinkään. Palvelua voi siis tänä aikana kokeilla kaikkine ominaisuuksineen ilman riskiä.
 

Duunissa.fi-palvelu on työaikakirjanpitoon suunniteltu valmissovellus, joka on kevyt ja helppo ottaa käyttöön. Duunissa.fi täyttää myös vuonna 2018 voimaan tulleen EU:n tietosuoja-asetus GDPR:n vaatimukset.
 

Q: Kenelle Duunissa.fi-palvelu on tarkoitettu?
 

Duunissa.fi-palvelua hyödyntää omassa työaikaseurannassaan sadat keskenään hyvin erilaiset yritykset. Toimialat ovat hyvin monipuoliset ja yritysten koot vaihtelevat yksityisyrittäjästä pörssiyritykseen.
 

Siksi voi helposti sanoa, että palvelumme soveltuu niin työmaille ja toimistoon kuin kotikonttoriin ja liikkuvalle työntekijälle.

Lukuisia asiakasyrityksiä palvellessamme olemme törmänneet yleisimpiin syihin, työajanseurannalla haetaan ratkaisua: 

  • Tuntikirjanpitoa ei ole aikoinaan otettu käyttöön ja toiminnan kasvaessa puuttuva tieto työntekijöiden tekemistä tunneista, työvuorojen aloituksista ja lopetuksista sekä projektikohtaisen tuntikirjanpidon puuttuminen vaikeuttaa yrityksen arkea.

  • Yrityksen käyttämät käsin täytetyt tuntilaput ovat myöhässä ja sisältävät virheitä.

  • Tuntilappujen käsittely vie hallinnolta aikaa muilta tuottavilta töiltä.

  • Työtuntien merkkaaminen käsin kuukauden päätteeksi aiheuttaa unohduksia, eikä tuntikirjanpito tarjoa luotettavaa tietoa laskutuksen tueksi.

  • Käytettyjä tarvikkeita ja tuotteita ei muisteta merkata ja ne jäävät laskuttamatta.

 

Q: Miksi yrityksen kannattaa ottaa käyttöön työajanseurantapalvelu ylipäätään?
 

Sähköiseen työajanseurantaan siirtymisellä on monia etuja, joista moni palautuu tehokuuteen sekä ajansäästöön. Toki työajanseuranta on myös työantajan laissa säädetty velvollisuus ja palvelun avulla täytät työaikalain velvoitteen. Samalla tästä pakosta kannattaa kuitenkin pyrkiä hyötymään täysimääräisesti. Sähköisellä työajanseurannalla voidaan säästää laskelmiemme mukaan esimerkiksi 10 hengen yrityksessä täysin manuaaliseen seurantaan verrattuna useita tunteja työaikaa kuukaudessa. Toimistotyössä järjestelmä, joka luotettavasti mittaa työaikaa, edesauttaa liukumien ja etätyömahdollisuuksien käyttöönottoa. Tuntilaskutuksena laskutettavien tilausten kohdalla projektien käyttöönotto auttaa varmistamaan, ettei tehtyjä tunteja jää pimentoon ja kaikki tulee varmasti laskutettua.

Työn tekemisen tavat ovat muuttuneet ja sähköinen työajanseuranta pystyy vastaamaan tarpeeseen, joka voi syntyä osa-aikatöiden, ylitöiden, etätöiden ja työaikapankkien viidakossa.
 

Q: Miten käytät Duunissa.fi työajanseuranta-palvelua?
 

Yksinkertaisimmillaan Duunissa.fi-työajanseuranta otetaan käyttöön rekisteröitymällä ensin 30 päivän kokeilujaksolle. Tämä toiminto luo yritystilin. Tämän jälkeen Pääkäyttäjä voi luoda yrityksen työntekijät ja lähettää heille tunnukset suoraan sähköpostiin. Työntekijä lataa Duunissa.fi-sovelluksen ja kirjautuu sovellukseen hänelle toimitetulla käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Työvuorojen kirjaaminen voidaan aloittaa välittömästi.
 

Pääkäyttäjätunnuksilla hallinnoidaan siis varsinaista yritystiliä ja tätä kautta luodaan työntekijät, projektit, tuotteet sekä tarkastellaan esimerkiksi raportteja ja työaikapankkia.
 

Pääkäyttäjä voi myös luoda lisäpääkäyttäjätilejä, jos yrityksessä halutaan jakaa eriasteisia hallinnointioikeuksia. Esimerkiksi palkanlaskijalle voidaan luoda lisäpääkäyttäjätili, jolle annetaan oikeudeksi hakea raportteja palvelusta.

 

Q: Mitä muita ominaisuuksia Duunissa.fi-palvelussa on?
 

Sen lisäksi, että Duunissa.fi-palvelulla voi tehdä työvuoroleimauksia ja kohdistaa tehtyjä työtunteja esimerkiksi projekteille, on palvelussa paljon muitakin hyödyllisiä toimintoja. 

Paikannus:
Duunissa.fi-palvelussa on mahdollista hyödyntää paikannusta työvuohin liittyvissä leimauksissa. Palvelu tallentaa tällöin sisään- ja ulosleimauksen sekä taukojen ja matkojen aloitus- ja lopetushetken sijainnit. Palvelu ei siis tee jatkuvaa seurantaa, mutta sen kautta pääkäyttäjä voi tarkistaa edellä mainittuihin kirjaushetkiin tallentuneet sijaintitiedot.

 

Työaikapankki:
Yrityksen asetuksista voidaan ottaa käyttöön työaikapankki. Työaikapankkiin tallentuu päiväkohtaisesti joko positiivista tai negatiivista saldoa, joka lasketaan oletustyöpäivän pituuden ja työpäivän toteutuneiden tuntien välisestä erotuksesta.

 

Osastot:
Palvelussa voi luoda eri osastoja, jotka voivat olla esimerkiksi yrityksen sisäisiä osastoja tai esimerkiksi eri alihankkijoita. Työntekijät voidaan näin jaotella eri osastoihin. Osastoille pystyy myös nimeämään lisäpääkäyttäjän osastonvastaavaksi, jolla on oikeus oman osastonsa työntekijöitä koskeviin tietoihin.

 

Tuotteet:
Yritystilille voidaan luoda tuotteita, joita työntekijät voivat merkitä työvuoroihin käytön mukaan. Näin myös tarvikkeiden seurantaa voidaan tehdä joko sisäistä laskentaa tai laskutusta varten.

 

Raportointi:
Käyttäjä pystyy valitsemaan monipuolisesta raportoinnista itselleen sopivimmat. Palvelun laajassa raportoinnissa käyttäjä pystyy itse muodostamaan raportin niillä tiedoilla, jotka haluaa ottaa mukaan. Valmisraporttien sisältö on enemmän määritelty, mutta ne ovat helppo ja nopea tapa yleisimpiin haettuihin tietoihin. Raportteja pystyy myös suodattamaan työntekijöittäin, projektiryhmittäin, projekteittain ja osastoittain.